Organize.me: Ordnung in die Dokumente

(14.03.2014 09:00 CET)

Wer kennt das nicht? Pakete kommen, die Ware wird ausgepackt die Rechnung abgelegt… nur wo? Wenn dann mal ein Garantiefall auftritt, dann ist die Suche nach der Rechnung meist aufwändiger als die nach dem Fehler. Genau gegen diese Situation soll organize.me helfen: In erster Linie verbirgt sich dahinter ein Cloudservice der TOMORROW FOCUS AG, in den Dokumente verschiedener Formate (aktuell .pdf, .tiff, .gif, .jp[e]g, .png, .doc[x], .rtf, .xls[x], .ppt[x], .odt, .ods) hochgeladen und gespeichert werden können. Der Dienst analysiert die Dokumente, soll den Text darin erkennen und so die Suche in den Inhalten ermöglichen. Das allerdings funktioniert nur bedingt, manuelle Nacharbeit ist hier nötig.

Hochgeladene Dokumente landen als erstes im Posteingang, und können von dort aus bequem mit Kategorien und Schlagworten versehen werden, sodass man sie leichter wiederfindet. Auch Notizen können hinterlegt werden, die dann natürlich problemlos durchsuchbar sind.

Nach dieser Bearbeitung kann dann jedes Dokument in das Archiv verschoben werden. Auch hier kann der Anwender neben den bereits vorgegebenen Kategorien eigene anlegen und die für ihn richtige Struktur bekommen. „Eigentlich“ unnötig, denn bei richtiger Vorbereitung der Dokumente lassen sich diese im Handumdrehen finden.

Besonders spannend ist die Integration der mobilen Geräte: Wer viel unterwegs ist, keinen Scanner zur Verfügung hat oder sein Eigen nennt, der kann bequem sein Smartphone nutzen, auch für Windows Phone gibt es eine entsprechende App. Darüber können dann sowohl Dokumente aus einer Dropbox oder einem Google Drive zu organize.me hochgeladen werden. Noch interessanter aber: Die App kann direkt auf den Bilderspeicher des Geräts zugreifen. Im Handumdrehen ist ein Foto eines Dokumentes gemacht und in den Posteingang von organize.me hochgeladen und kann dann später im Browser wie oben beschrieben bearbeitet werden.

Natürlich funktioniert auch die andere Richtung: Kennt Windows Phone den Dokumenttyp, dann kann auf das Archiv zugegriffen, das Dokument heruntergeladen und mit der entsprechenden App auf dem Phone geöffnet werden und mit den normalen Mechanismen weiterbearbeitet oder –verteilt werden.

Nun stellt sich die Frage, ob man tatsächlich seine eigenen Dokumente, die ja durchaus privat und schützenswert sind, in der Cloud ablegen möchte. Der Dienst (mit seinem Verlagshintergrund) sichert absolute Vertraulichkeit und Verfügbarkeit zu. Das wird Cloud-Paranoiker sicherlich nicht beruhigen. Bei richtiger Selektion, was man dort ablegt finde ich persönlich den Dienst aber nützlich.

Kostenlos, ein Premium-Paket mit zusätzlichen Features soll in den kommenden Wochen kommen.

Nützlicher Dienst, der Zugriff auf die Dokumente von überall, wo es Internetzugang gibt, bietet. Die Windows Phone App bedarf noch einigen Feinschliffs, beispielsweise ist eine strukturierte Suche daraus noch nicht möglich.

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